Como señalamos, una de las auditorías que existen es la laboral, consistente en examinar el cumplimiento, por parte del patrón, de las distintas obligaciones que impone la ley soportadas debidamente por los documentos correspondientes, en otras palabras, si existe el documento que soporte el cumplimiento de una obligación de corte laboral, se presume que en efecto el patrón ha cumplido, salvo prueba en contrario.

Ahora bien, ¿qué debemos entender por documento? José Dávalos¹⁶ establece:

«Documento, genéricamente hablando, es toda representación que consta por escrito o gráficamente, sin importar el contenido al que se refiera. En un sentido más concreto y relacionado con el campo del derecho, podemos entender por documento el testimonio humano expresado gráficamente en un instrumento material, idóneo para poner de manifiesto la existencia de un hecho o acto jurídico».

En otras palabras, documento es el escrito en el que se establece de manera gráfica un determinado hecho jurídico o de otra naturaleza.

En cuanto a la clasificación de los documentos, encontramos que estos son: 1. Públicos. Si son expedidos por una autoridad en ejercicio de sus funciones, o por particulares investidos de fe

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pública como ocurre con los notarios públicos; y 2. Privados. Si son expedidos por particulares sin autoridad ni fe pública.

Los patrones en nuestro país se han dado a la tarea de buscar la forma más apropiada de cumplir sus obligaciones laborales con los trabajadores adoptando las medidas que consideran adecuadas, aunque muchas veces no tienen soporte en la LFT y sean violatorias de derechos laborales, por ejemplo: 1. Cuando al contratar al trabajador le hacen firmar hojas en blanco; 2. Inscribirlos ante el IMSS con un salario menor al que realmente perciben; 3. Contratarlos utilizando un contrato de prestación de servicios profesionales a pesar de no ser profesionistas, y 4. La utilización cada vez mayor de la figura del outsourcing.

La reforma hecha a la LFT del 30 de noviembre de 2012 ratifica y aumenta la protección hacia los patrones laboralmente hablando; esto ocurre cuando cumplen las diversas obligaciones que ella les impone, en otras palabras, si tienen los medios para demostrar que han cumplido sus obligaciones laborales, no tienen por qué preocuparse de los reclamos que les hagan los trabajadores; el problema es que no siempre la cumplen y tampoco están dispuestos a adoptar las medidas preventivas que les sugiere un especialista en materia del trabajo con el ánimo de prevenir conflictos, pues la realidad demuestra que sólo recurren a él cuando ya enfrentan un problema, es decir, actúan de manera correctiva, no preventiva.

Si en los litigios que les entablan los trabajadores no tienen los elementos materiales y objetivos que les permitan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, es muy probable que pierdan sus asuntos y opten por culpar de ello al profesionista que los asesoró y a la LFT, sin embargo, no tienen el coraje de reconocer que el error es de ellos.

Las disposiciones contenidas en el artículo 123 constitucional, apartado «A», y la LFTno son las únicas que regulan las obligaciones de los patrones en materia del trabajo, existen otras, como el RFSST cuyo objeto es establecer las medidas necesarias de prevención de los accidentes y enfermedades de trabajo; el Reglamento de los artículos 121 y 122 de la LFT, aplicable a las objeciones que los trabajadores hacen a la declaración anual que para deter-minar la renta gravable, presente el patrón a la SHCP, y el RGITAS, cuyo objeto es reglamentar el procedimiento y la forma de ejercicio para la práctica de visitas de inspección y la aplicación de sanciones por violaciones a la legislación laboral en los centros de trabajo y las que han sido mencionadas en el capítulo I de este documento.

Si bien la LFT señala una serie de documentos que debe tener en sus archivos la empresa para demostrar el cumplimiento de sus

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obligaciones, no se debe perder de vista que las necesidades y requerimientos que tiene una empresa son diferentes a las de otra, por lo que los documentos que existan en una determinada empresa serán diferentes a los que existan en otras empresas pese a que su giro sea el mismo.

Además de derechos, la legislación laboral impone a los patrones una serie de obligaciones que, para demostrar su cumplimiento, es necesario contar con las constancias escritas que lo avalen, sin embargo, no todos los patrones les dan la importancia que tienen y pueden hacerse acreedores a pagar multas o una serie de prestaciones laborales que repercuten de manera significativa en su patrimonio al disminuirlo.

La mayoría de los juicios laborales que los trabajadores promueven contra los patrones, personas físicas o morales, y que en el momento correspondiente las Juntas de Conciliación y Arbitraje¹⁷ laudan condenando a los patrones a pagar cantidades que en ocasiones llegan a ser exorbitantes, entre otras cosas se deben a la inexistencia, al escaso o nulo control de todos y cada uno de los documentos que por disposición de la legislación laboral tienen la obligación de elaborar en forma previa, durante y posterior a la relación de trabajo, y en su caso conservar y exhibir en los juicios mencionados.

Los artículos 784, 804 y 805 de la actual LFT son los que fundamentalmente imponen a los patrones las obligaciones señaladas, y de los que se desprenden las siguientes situaciones:

PRIMERA. Si las prestaciones que el trabajador reclama y los hechos que hace valer en su demanda contra el patrón son objetadas por éste argumentando que ya le fueron pagadas y por lo tanto son improcedentes, dado el carácter protector que la ley tiene hacia los trabajadores, sus disposiciones los eximen de la carga de la prueba respecto a las condiciones de trabajo y al pago de prestaciones, e imponen al patrón la obligación de ser él quien exhiba la documentación laboral respecto a los contratos de trabajo, los controles de asistencia, las listas o nóminas de pago, los comprobantes de pago de vacaciones, de prima vacacional, de aguinaldo, de reparto de utilidades, etc., para que pueda desvirtuar lo afirmado por el primero y demostrar que está mintiendo; si por descuido, negligencia u olvido no tiene forma de demostrarlo, la autoridad laboral tendrá por cierto lo afirmado por el trabajador y laudará en contra de la empresa condenándola a pagar.

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El fundamento de lo señalado anteriormente es el artículo 784 de la LFT que textualmente señala:

«ARTICULO 784. La Junta eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre:

I. Fecha de ingreso del trabajador;

II. Antigüedad del trabajador;

III. Faltas de asistencia del trabajador;

IV. Causa de rescisión de la relación de trabajo;

V. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I y 53, fracción III de esta Ley;

VI. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador o a la Junta de Conciliación y Arbitraje de la fecha y la causa de su despido;

VII. El Contrato de trabajo;

VIII. Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales;

IX. Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo;

X. Disfrute y pago de las vacaciones;

XI. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;

XII. Monto y pago del salario;

XIII. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y

XIV. Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.

La pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.»

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Para demostrar la gravedad de no contar con la documentación señalada pongamos el siguiente ejemplo: El trabajador «X» que tiene cinco años trabajando con el patrón, que obtiene un salario diario de cien pesos, que trabaja ocho horas al día, que se le han pagado en las fechas que estipula la ley sus vacaciones, prima vacacional y aguinaldo y no se le adeudan horas extras ni salarios vencidos, demanda al patrón por un supuesto despido injustificado y afirma que tiene siete años laborando, que obtiene un salario diario de doscientos pesos, que su jornada de trabajo es de diez horas diarias, por lo que consecuentemente reclama el pago de dos horas extras diarias y que además se le adeuda el importe de vacaciones, prima vacacional y aguinaldo correspondiente al año anterior y los proporcionales del actual, así como el salario de las dos últimas semanas.

Si el patrón no tiene los medios para demostrar que tales afirmaciones son falsas porque todo lo reclamado por el actor le ha sido pagado en su oportunidad, se tendrán por ciertas, salvo prueba en contrario, y con base en ellas la autoridad laboral lo condenará a pagar el importe correspondiente.

Ahora bien, cuando el patrón solicita asesoramiento jurídico asegura que lo afirmado por el trabajador es falso y proporciona los datos que según su dicho son correctos, pero sólo de palabra, ya que al no haber elaborado el contrato de trabajo por escrito, no llevar controles de asistencia ni de pagos y no tener forma de demostrar la hora de entrada y salida al trabajo, da como resultado que documentalmente no podamos desvirtuar lo afirmado por el trabajador ante la autoridad laboral, lo que dará como resultado que presuncionalmente se tenga por cierto lo afirmado por el trabajador, lo que obligará al asesor jurídico de la empresa a buscar otros medios de prueba, como la testimonial y la confesional a cargo del trabajador actor, para desvirtuar lo afirmado por el trabajador y eliminar la presunción que le favorece, por esta razón es que se sugiere elaborar, conservar y en su caso exhibir la documentación que el artículo 784 establece.

SEGUNDA. Además de la obligación de elaborar los documentos mencionados, los artículos 804 y 805 de la LFT imponen al patrón la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que en ellos se señala al establecer textualmente:

«ARTICULO 804. El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;

II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;

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III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;

IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y

V. Los demás que señalen las leyes.

Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las leyes que los rijan».

En el caso de la última fracción debemos entender que se refiere a los documentos fiscales o similares, ejemplo: altas ante el IMSS e INFONAVIT, aportaciones a la AFORE, etcétera.

Cabe recalcar que la inobservancia de la disposición legal anterior da como resultado el que la autoridad laboral presuma que son ciertos los hechos afirmados por el trabajador tal y como lo establece el artículo 805 que textualmente señala:

«ARTICULO 805. El incumplimiento a lo dispuesto por el artículo anterior, establecerá la presunción de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda, en relación con tales documentos, salvo la prueba en contrario.»

Es de recalcar nuevamente la importancia que reviste el contrato individual de trabajo porque en él se encuentran plasmadas las llamadas condiciones de trabajo que engloban los datos del trabajador, la duración del contrato, los servicios que va a prestar, la ubicación de la empresa, la duración de su jornada, el salario que se le va a pagar, los días de pago, etc., debiendo recordar al efecto que el artículo 26 de la LFT establece que la falta de contrato no priva al trabajador de sus derechos, pues se imputará al patrón la falta de esa formalidad.

En otras palabras, si el patrón cree que por no existir un contrato individual de trabajo, por no haber dado de alta al trabajador ante el IMSS o por no haber recabado comprobantes de pago, el trabajador no lo puede demandar y demostrarle tal calidad y que puede eludir su responsabilidad, la práctica lo desengañará cuando sea condenado a pagar cantidades de dinero que en ocasiones son estratosféricas y de hecho lo descapitalizan y todo por no haberse asesorado correctamente.

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De lo que se ha expuesto, se desprende que el patrón tiene diversas obligaciones o cargas; ya sea procesales, cuando es parte de un juicio laboral debido a una demanda promovida por un trabajador, o administrativas, cuando la autoridad del trabajo, en uso de una de sus múltiples facultades, lleva a cabo una visita o inspección de trabajo; en tales casos, la auditoría laboral se constituye en una herramienta indispensable para el patrón o empleador a efecto de evitar sanciones.

Si bien es cierto que el sistema jurídico laboral mexicano está diseñado para proteger al trabajador, también es cierto que las circunstancias económicas actuales «le cargan la mano» a los micro y pequeños empresarios, que además de arriesgar su patrimonio, tienen que cumplir sus obligaciones laborales, de seguridad social y fiscales y su incumplimiento les generan sanciones económicas y privativas de libertad, por ello es pertinente que a la hora de aperturar una de estas empresas, la autoridad que la autorice les informe de tales obligaciones, pues la realidad demuestra que muchos de estos micros, pequeños y medianos empresarios, ignoran todo acerca de estas obligaciones, por no estar en contacto con el derecho, es decir, ignoran la ley, sin que ello sea pretexto para que dejen de cumplirlas.

El principio general de derecho que reza: «Ignorantia juris non excusat» (la ignorancia no exime del cumplimiento de la ley); se encuentra contenido en el artículo 21 del Código Civil Federal que establece:

«ARTICULO 21. La ignorancia de las leyes no excusa su cumplimiento; pero los jueces, teniendo en cuenta el notorio atraso intelectual de algunos individuos, su apartamiento de las vías de comunicación o su miserable situación económica, podrán, si está de acuerdo el Ministerio Público, eximirlos de las sanciones en que hubieren incurrido por la falta de cumplimiento de la ley que ignoraban, o de ser posible, concederles un plazo para que la cumplan, siempre que no se trate de leyes que afecten directamente al interés público».

De tal forma que cuando el patrón empieza a dar órdenes al trabajador para realizar las labores encomendadas y éste las acata, se actualiza la subordinación laboral que se debe entender de la siguiente forma:

a) Por lo que hace al trabajador, significa que debe obedecer las órdenes que le dé el patrón o su representante, durante la jornada de trabajo, y siempre que se trate de trabajo contratado.

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b) Por lo que hace al patrón, significa que puede dar órdenes al trabajador para que realice el trabajo contratado, pero sólo durante la jornada de trabajo.

La consecuencia de lo anterior es la actualización de lo estipulado por la primera parte del artículo 20 de la LFT, que a la letra indica: «Se entiende por relación de trabajo, cualquiera que sea el acto que le dé origen, la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario…»

Por tanto, si el patrón da órdenes y el trabajador las cumple, en ese momento existe una relación de trabajo y no de otra índole como se ha intentado hacer creer a los patrones, con la única intención de evadir obligaciones laborales y de seguridad social, que posiblemente le traiga consecuencias jurídicas y económicas, si se le llegara a demostrar que contrató a los trabajadores bajo otro esquema, por ejemplo, honorarios asimilables a salarios, contrato de prestación de servicios profesionales, contratos de asociación, etcétera.

Al efecto se debe tomar en consideración la jurisprudencia dictada por el Primer Tribunal Colegiado en Materia del Trabajo del Primero Circuito, Novena Epoca, en la Tesis I.1o.T. J/52, visible en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Tomo XXIII, junio de 2006, página 1017, cuyo rubro y texto señalan:

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS. LOS RECIBOS DE HONORARIOS NO SON SUFICIENTES PARA ACREDITAR UNA RELACION DE ESA NATURALEZA. Si ante el despido alegado por el trabajador, la parte patronal niega la existencia del vínculo laboral, afirmando que se trata de un contrato de prestación de servicios, no resulta suficiente el hecho de que para demostrarlo exhiba los recibos de honorarios suscritos por los demandantes, porque no desvirtúan la naturaleza laboral de la relación, toda vez que de acuerdo con lo establecido en el artículo 82 de la Ley Federal del Trabajo, salario es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo, aunque se le denomine de manera distinta; considerando que lo que determina la existencia de un contrato de prestación de servicios son sus elementos subjetivos y objetivos, como el que la persona prestataria del servicio sea profesionista, que el servicio lo preste con sus propios medios y se determine expresamente, contando con libertad para realizarlo tanto en su aspecto de temporalidad como en el aspecto profesional propiamente dicho; elementos que si no son debidamente probados en autos, debe estimarse que se trata de un contrato de trabajo para todas sus consecuencias legales.

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Por otra parte cabe mencionar que el Estado Mexicano, no ha cumplido con lo ordenado por el artículo 123 de la CPEUM, que establece: «Toda persona tiene derecho al trabajo digno y socialmente útil; al efecto, se promoverán la creación de empleos y la organización social de trabajo, conforme a la Ley…»

Conforme a lo ordenado por tal precepto, el gobierno tiene la obligación de promover la creación de empleos, a través de las políticas y estrategias respectivas, sin embargo, en realidad no es visible ni apreciable la creación de empleos formales, sino todo lo contrario, ha ido en aumento el empleo informal. Una causa de lo anterior puede ser que no se han creado mecanismos efectivos y reales para promover y crear empleos formales, prueba de ello son las reformas a la LFT llevadas a cabo el 30 de noviembre de 2012, que entraron en vigor al día siguiente, dado que no contienen ninguna disposición tendiente verdaderamente a promover o beneficiar a las denominadas micros, pequeñas o medianas empresas, las que según la Secretaría de Economía crean 7 de cada 10 empleos en México.¹⁸

No obstante lo anterior, es menester señalar que un leve intento por promover la creación de empleos, desde el aspecto jurídico, se presentó con la expedición del RGITAS publicado el 17 de junio de 2014 en el DOF, a través de la disposición contenida en su artículo 18, que a la letra dice:

«ARTICULO 18. Las Autoridades del Trabajo podrán, a solicitud de parte o en ejecución de los Programas de Inspección, realizar Inspecciones de asesoría y asistencia técnica con la finalidad de fomentar entre trabajadores y patrones, entre otros aspectos, el cumplimiento de la normatividad laboral, el trabajo digno o decente, la inclusión laboral, el impulso a la creación de empleos formales, elevar la capacitación y la productividad y promover una cultura de la prevención de riesgos de trabajo, salvaguardando en todo momento los derechos humanos laborales».

Esta disposición prevé en parte lo que sería una especie de auditoría laboral llevada a cabo a través de los inspectores de la STPS, a nivel federal, y sus similares en las entidades federativas, a efecto de verificar que se estén cumpliendo las disposiciones en materia laboral y de seguridad e higiene en los centros de trabajo, pues dispone que los patrones o trabajadores, podrán solicitar que dichos funcionarios lleven a cabo inspecciones a efecto de verificar si se están acatando con todas y cada una de las obligaciones que tiene el patrón a su cargo, no sólo las contenidas en las leyes citadas en

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líneas anteriores, sino también las disposiciones contenidas en las 41 NOM¹⁹ emitidas por la Secretaría citada.

Tal propuesta es razonable, pues como se ha señalado, es obligación del Estado Mexicano promover la creación de empleos; sin embargo, el siguiente precepto del reglamento en comento parece que rompe con ese buen esquema, tanto creativo como preventivo al disponer:

«ARTICULO 19. Como resultado de estas Inspecciones, la Autoridad del Trabajo determinará, en su caso, las acciones preventivas o correctivas que deberán instrumentar los patrones, así como los plazos para su ejecución. Durante estos plazos, las Autoridades del Trabajo y los patrones, tomando en cuenta la naturaleza de las acciones por instrumentar, podrán programar visitas de seguimiento.

Si de las visitas de seguimiento resultaren incumplimientos a la legislación laboral, no se instaurará el procedimiento administrativo sancionador, sino que se programará una Inspección extraordinaria. Lo mismo aplicará en aquellos casos en que durante las Inspecciones de asesoría y asistencia técnica el patrón se niegue a recibir la visita o a realizar o adoptar las medidas necesarias tendientes a regularizar su situación jurídica o a prevenir o disminuir los Peligros o Riesgos Inminentes detectados».

Esto es, si el primer artículo otorga un beneficio (llámesele también un aliciente tanto para crear como para mantener fuentes de empleo o incluso auxiliar en el inicio de una cultura de prevención y cumplimiento de las normas laborales y de seguridad), el siguiente da al traste, literalmente, con ese propósito, dado que, si bien es cierto que si se detectan irregularidades no se impondrán al instante multas, sí se programarán visitas extraordinarias posteriores a efecto de verificar que se corrijan las que se hubiesen detectado, y si en esta ocasión no se han subsanado entonces se aplicarán las sanciones correspondientes.

Sin embargo, tal aliciente o política preventiva es insuficiente, pues la asesoría sólo se limita a detectar la falla o la deficiencia sin que el inspector del trabajo indique u oriente la forma en cómo se debe cumplir con la norma o en su caso subsanarla. Siendo ésta la razón por la que se considera que estas disposiciones son insuficientes y surge entonces la necesidad de que los patrones se orienten externamente para poder cumplir con sus obligaciones en

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estas materias. De ahí que surja entonces la necesidad de llevar a cabo la práctica constante y reiterada de la auditoría laboral por parte de los patrones.

La auditoría laboral es un ejercicio que se debe llevar a cabo a efecto de verificar si en el centro de trabajo se cumple con las deter-minaciones que ordenan las disposiciones laborales y de seguridad social respectivas que, dicho sea de paso, son demasiadas y en algunos casos es muy complicado efectuarlas.

En términos generales, en la auditoría laboral se examina lo siguiente:

1. Documentación general

Esta es necesaria e indispensable, toda vez que, en caso de juicio, sirve para acreditar la personalidad de la empresa o centro de trabajo y de los abogados que habrán de representarlos. Así se analizará el acta constitutiva si se trata de una persona moral, a efecto de verificar si su representación legal está bien definida, o si se trata de una persona física con actividad empresarial, se verificará el alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, licencias de funcionamiento, etcétera.

2. Documentación laboral

De conformidad con la LFT y sus diversas disposiciones legales, existe la obligación por parte del patrón de conservar y exhibir, en caso de que se suscite algún juicio, algunos documentos; por ello es necesario que en la empresa se conserven los mismos para poder demostrar que se ha cumplido con las obligaciones que dicha ley impone, o bien, demostrar el incumplimiento en que hayan incurrido los trabajadores, tal como lo establecen los artículos 804 y 805 ya examinados en las páginas anteriores.

3. Contratación de personal

En materia de contratación de personal, considerando la naturaleza de los servicios que llegue a prestar la empresa, habrá que realizar contratos por tiempo indeterminado, con sus nuevas modalidades, por tiempo determinado, por obra determinada e incluso por temporada. Dada su importancia, este punto se ampliará en líneas posteriores.

4. Control de asistencia

Respecto del control de asistencia, es imperativo decir que la empresa debe elaborar un reporte de asistencia que contenga firmas de los trabajadores, siendo indispensable este requisito para que, llegado el momento, pueda ser utilizado para los fines necesarios. Por lo tanto, se recomienda llevar el control de asistencia recabando las firmas de los trabajadores cuando acudan a sus labores;

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tal relación observará requisitos legales como razón social de la empresa, domicilio de la misma, fecha, nombre completo de los trabajadores y las firmas correspondientes. La firma es un requisito sine qua non, por ello se recomienda que, si la empresa o el cliente utilizan el checador digital, impriman los reportes en los que aparezcan los registros diarios de entrada y salida de los trabajadores para poder recabar las firmas necesarias. De esta forma dichos registros servirán también como relojes checadores.

Se propone llevar un registro consecutivo de los reportes en un expediente por separado para efectos administrativos internos y para determinar los descuentos al salario por faltas y retardos injustificados, descuentos acordes al Reglamento Interior de Trabajo (que se recomienda elaborar) y que pueden realizarse al salario del trabajador. Cabe advertir que para sancionar al trabajador deberá existir el citado Reglamento, pues de lo contrario dicha sanción será ilegal.

5. Tiempo extraordinario

Respecto del tiempo extra es común que se labore sin que se tenga un control del mismo, por lo que en las cláusulas de los contratos que se deben de elaborar, se debe mencionar que ningún trabajador podrá laborar horas extras sin previa autorización, por escrito, de la empresa; lo anterior con la finalidad de prevenir riesgos y el hecho de efectuar pagos que moral y jurídicamente no tienen por qué hacerse.

Con el objeto de evitar riesgos en posibles juicios laborales, se debe vigilar cuidadosamente que de los reportes o controles de asistencia y tarjetas de reloj checador se desprendan jornadas ordinarias diarias de 8 horas.

6. Nómina de pago

La nómina que se debe llevar implica que contenga la «firma del trabajador», para que, en el supuesto de que en un juicio laboral se llegara a ordenar la inspección a la misma, no se esté en desventaja procesal para poder demostrar que le fueron cubiertos los salarios al trabajador; por lo tanto se recomienda, además de su elaboración, se recabe la firma de todos los trabajadores al momento en el que les sea cubierto el importe del salario quincenal, o bien, en fecha posterior si se cubriera a través de depósito bancario.

Es importante mencionar que la nómina también deberá contener los rubros de vacaciones y prima vacacional cuando sea el período de pago respectivo y así acreditar que se ha cubierto el pago de esas prestaciones; sin embargo, se sugiere elaborar por separado una carta dirigida al trabajador, misma que debe firmar de enterado y de conformidad; por medio de ésta se le informará que disfrutará de un período de vacaciones, señalando claramente el día en que debe reanudar sus actividades, así como el año a que corresponda

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el otorgamiento de esta prestación. Al reintegrase a sus actividades, debe firmar una constancia en la que ponga de manifiesto que gozó del período vacacional que por ley le corresponde (tal y como se especificará más adelante), que se le cubrió el salario y prima vacacional respectivos.

7. Jornada de trabajo

Por lo que hace a la jornada de trabajo se debe observar que se labore a la semana 48 horas a fin de cumplir con la jornada estipulada en la LFT; además no se debe perder de vista que el tiempo que tienen los trabajadores para tomar alimentos (si lo hacen dentro del centro de trabajo) les será computado como tiempo efectivamente laborado, atento a lo dispuesto por el artículo 64 del ordenamiento legal invocado. En ese orden de ideas, se requiere que del control de asistencias se desprenda que se labora durante jornadas comprendidas de 8 horas diarias y que dichas jornadas pueden distribuirse de conformidad con las necesidades propias del servicio, o bien, que en la nómina aparezca el rubro de tiempo extraordinario para acreditar que se cubrió esta prestación, sin olvidar que un trabajador requiere de autorización expresa para que se tenga por efectivamente laborado un tiempo extraordinario, de lo contrario se corre un grave riesgo, ya que de no acreditar en un posible juicio laboral que únicamente se labora en jornadas ordinarias o de tiempo extraordinario, de conformidad con lo establecido por la LFT, se estaría en el supuesto de ser condenado al pago de tiempo extraordinario laborado y no pagado. Los artículos 67 y 68 del ordenamiento legal invocado señalan que las horas de trabajo extraordinario se pagarán con un cien por ciento más del salario que corresponda a las horas de la jornada y que la prolongación del tiempo extraordinario que exceda de nueve horas a la semana obliga al patrón a pagar al trabajador el tiempo excedente con un doscientos por ciento más del salario que corresponda a las horas de la jornada.

8. Reglamento interior de trabajo

Se sugiere que la empresa o centro de trabajo cuente con RIT; este instrumento contiene el conjunto de disposiciones obligatorias para los trabajadores en el desarrollo de la actividad laboral dentro de la negociación, y debe ser registrado ante la Junta de Conciliación y Arbitraje respectiva. Su elaboración es importante debido a que las sanciones y descuentos que se puedan imponer a los trabajadores deberán establecerse previamente en dicho reglamento, de lo contrario serán ilegales y el trabajador podrá rescindir la relación de trabajo sin responsabilidad para él, tal y como lo determinó la otrora Cuarta Sala de la SCJN, Séptima Epoca, visible en el Semanario Judicial de la Federación, Volumen 121-126, Quinta Parte, página: 66, cuyo rubro y texto señalan:

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PROBIDAD, FALTA DE. MEDIDAS DISCIPLINARIAS NO CONCERTADAS, INDEBIDAMENTE APLICADAS. Para que el patrón pueda imponer válidamente una medida disciplinaria, es requisito indispensable que la misma haya sido previamente acordada en el reglamento interior de trabajo, según lo establece el artículo 423, fracción X, de la Ley Federal del Trabajo, o bien, en el contrato colectivo de trabajo, en un instrumento legal análogo a los anteriores o en el propio contrato individual. De lo contrario, resulta que la aplicación de una medida disciplinaria se traduce en un castigo unilateral y arbitrariamente impuesto por el patrón y constituye una falta de probidad, que aunque no está expresamente señalada en las primeras ocho fracciones del artículo 51 de la ley laboral, cae dentro de la hipótesis auto-rizada por la fracción IX del citado precepto.

Para el supuesto de que la empresa determine dar por concluido el contrato y relación individual de trabajo con alguno de sus trabajadores, en primer término, se sugiere realizar el pago de las partes proporcionales de sus prestaciones generadas durante la prestación de los servicios, prestaciones tales como vacaciones, prima vacacional, aguinaldo y prima de antigüedad correspondientes, y hasta el último día que haya laborado en favor de la empresa; en caso de negativa por parte del trabajador, se turne al abogado laboralista a efecto de iniciar el trámite para que por medio de la autoridad competente, en este caso la Junta Local de Conciliación y Arbitraje, se haga llegar el aviso de rescisión de la relación de trabajo o al trabajador mismo, así como de la fecha a partir de la cual deja de prestar sus servicios personales subordinados en favor de la empresa; la causa o causas que generaron tal determinación y el fundamento legal en que se basa.

El citado aviso de rescisión está establecido en la última parte del artículo 47 de la LFT, en la que se establece que se debe realizar a fin de agotar el procedimiento paraprocesal establecido por el propio dispositivo legal citado. De llevarlo a cabo, en tiempo y forma legal, se estaría ante un despido justificado; en caso contrario y para el supuesto de presentarse por parte del trabajador un juicio laboral, se estaría ante un despido injustificado que representa el pago de prestaciones, tales como indemnización constitucional y salarios caídos. La anterior recomendación prepara a enfrentar de mejor manera juicios laborales que evitarían una descapitalización grave para la empresa.

9. Seguridad e higiene en el trabajo

En este rubro se requiere de la integración de la Comisión de Seguridad e Higiene y de la elaboración de su reglamento, a fin de cumplir con las disposiciones que sobre seguridad e higiene contiene la LFT, así como el reglamento respectivo, tomando en consideración las actividades a que se dedique el centro de trabajo.

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Lo anterior para evitar que la empresa enfrente sanciones administrativas por parte de las autoridades laborales, en caso de que no se estén observando las disposiciones inherentes a este capítulo.

10. Instrumentos de trabajo

En el caso de proporcionar instrumentos (o ropa) de trabajo a los trabajadores, se recomienda elaborar una responsiva o carta compromiso para que se responsabilicen a cuidarlos mientras sean utilizados para ello, así como a devolverlos, o bien, en caso de pérdida o averías se les descuente en términos del artículo 110 de la LFT.

11. Capacitación y adiestramiento

Respecto a capacitación y adiestramiento, es necesario hacer notar que se tiene que integrar la Comisión Mixta y se debe contar con el reglamento correspondiente, para que la empresa o centro de trabajo se encuentre exenta de la aplicación de sanciones administrativas por parte de la de inspección del trabajo por no cumplir lo ordenado por la LFT y los reglamentos respectivos. Dicha comisión estaría obligada a:

· Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como proporcionarle información sobre aplicación de alguna disposición;

· Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creación;

· Prevenir riesgos de trabajo; y

· Mejorar las aptitudes del trabajador.

La capacitación parte de la categoría del trabajador para elevar su productividad y obtener el mejor nivel de vida; en consecuencia, se trata de un interés comunitario, pues la capacitación beneficia a los trabajadores y a la empresa.

La capacitación o adiestramiento a que nos venimos refiriendo deberá impartirse al trabajador durante las horas de trabajo, o bien, cuando empresa y trabajadores convengan que podrán impartirse fuera de la jornada de trabajo.

Por su parte los trabajadores a quienes se imparta capacitación o adiestramiento están obligados a:

· Asistir puntualmente a los cursos, sesiones de grupo y demás actividades que formen parte del proceso de capacitación o adiestramiento;

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· Atender las indicaciones de las personas que impartan la capacitación a adiestramiento y cumplir con los programas respectivos.

La aplicación de las normas de trabajo en materia de capacitación o adiestramiento corresponde a las autoridades federales como a las entidades federativas, conforme al artículo 527-A de la LFT.

12. IMSS

En relación al IMSS, el patrón tiene obligación de dar de alta a todos sus trabajadores en el régimen obligatorio que brinda dicho instituto, tal y como lo ordena el artículo 15, fracción I, de la LSS, que a la letra dice:

«Los patrones están obligados a:

I. Registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles;…»

De tal forma que lo más conveniente para los patrones, sobre todo para aquellos cuya actividad implique un alto riesgo para sus trabajadores, es darlos de alta y con ello evitar las sanciones previstas en la ley citada en párrafos anteriores.

13. Vacaciones y prima vacacional

De conformidad con la LFT, todos los trabajadores que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a seis días laborables y que aumentará en dos días laborables hasta llegar a doce por cada año subsecuente de servicios. Después del cuarto año, el período de vacaciones se aumentará en dos días por cada cinco de servicios.

Las vacaciones no podrán compensarse con una remuneración. Si la relación de trabajo termina antes de que se cumpla el año de servicios, el trabajador tendrá derecho a una remuneración proporcional al tiempo de servicios prestados.

Las vacaciones deberán concederse a los trabajadores dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento de años de servicios. Los patrones entregarán anualmente a sus trabajadores una constancia que contenga su antigüedad y, de acuerdo con ella, el período de vacaciones que les corresponda junto con la fecha en que deberá disfrutarlo.

Los trabajadores tendrán derecho a una prima no menor de 25% sobre los salarios que les correspondan durante el período de vacaciones.

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En este rubro se recomienda llevar un control estricto del otorgamiento de las vacaciones, a fin de poder demostrar, según sea el caso, el período de vacaciones que disfrutó el trabajador, tal y como se señala con posterioridad, así como el pago que recibió por dicho concepto.

Además de la nómina debidamente firmada por el trabajador donde consta el pago de su salario y pago de vacaciones y de la prima vacacional, se recomienda utilizar un recibo a efecto de tener un control más estricto sobre las prestaciones otorgadas y recibidas por los trabajadores.

14. Aguinaldo

En lo que se refiere a esta prestación, todos los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del 20 de diciembre, equivalente a 15 quince días de salario por lo menos. Esta prestación debe cubrirse aun cuando no se tenga un año de antigüedad en el servicio y para tal caso se pagará únicamente la parte proporcional que corresponda.

Tal y como ha quedado establecido en el otorgamiento y pago de vacaciones y prima vacacional, para acreditar dicho pago, además de la nómina, se sugiere utilizar un formato en el que se haga constar el pago de la prestación en comento o, en su caso, incluirla en la nómina.

La anterior recomendación prevé que en un futuro, y en el caso de existir un juicio laboral, con los recibos y las especificaciones en la nómina, quedarían debidamente acreditados dichos pagos, evitando a la empresa una descapitalización grave en sus ingresos.

Las vacaciones, la prima vacacional y el aguinaldo son prestaciones que inciden directamente en el salario de los trabajadores, por lo que se sugiere poner especial cuidado en el otorgamiento de las vacaciones y en su incremento.

15. Carta renuncia

Para el supuesto de que algún trabajador presente su formal renuncia al trabajo que venía desempeñando a favor de la empresa, se sugiere utilizar un modelo o formato sugerido. Por su importancia se detallará en párrafos posteriores.

Es importante que además de la firma de la renuncia se imprima la huella digital del trabajador, acompañándose del recibo finiquito que corresponda, a través del cual la empresa cubre el pago de las prestaciones que le corresponden con motivo de la prestación de sus servicios, prestaciones tales como vacaciones, prima vacacional, aguinaldo y la prima de antigüedad.

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16. Dictamen y estrategias laborales

La auditoría laboral concluye con un dictamen, en el cual, previo a la revisión exhaustiva de la documentación con que cuenta el patrón, se le hacen las observaciones y recomendaciones pertinentes que constituyen las estrategias laborales que deben seguirse a efecto de que la empresa pueda desenvolverse en sus actividades en forma normal, sin encontrarse expuesta a sanciones de carácter económico y administrativo por parte de las autoridades laborales y de seguridad social, así como para el efecto de tener una mayor seguridad en caso de surgimiento de cualquier conflicto laboral o de seguridad social, el patrón se encontrará protegido y su patrimonio no estará en riesgo.

[15] Carrasco Fernández, Felipe, Auditoría legal para empresas, en Anuario Jurídico de la Barra de Abogados del Estado de Puebla. A.C., año 2, 1993, p. 21.

[16] Dávalos Morales, José, Derecho Colectivo y Derecho Procesal del Trabajo, Prime-ra ed., Porrúa, México, 2003, p. 450.

[17] Es de hacer mención que el Ejecutivo Federal presentó y le ha sido aprobada, por el Congreso de la Unión y la mayoría de las legislaturas estatales, una iniciativa de ley para reformar el artículo 123 de la Constitución, cuya finalidad es la desaparición de las Juntas de Conciliación y Arbitraje a nivel federal y estatal, para que su lugar sea tomado por Juzgados en materia laboral, que serán los que dicten las sentencias, en lugar de laudos, en materia del trabajo.

[18] Véase: http://www.economia.gob.mx/eventos-noticias/sala-de-prensa/comunica- dos/6616-las-pymes-generan-siete-de-cada-10-empleos-formales-en-el-pais. (Ex- traído el 7 de julio de 2015).

[19] «Las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) son regulaciones técnicas de observancia obligatoria expedidas por las Dependencias de la Administración Pública Federal, que establecen reglas, especificaciones, atributos, directrices, características o prescripciones aplicables a un producto, proceso, instalación, sistema, actividad, servicio o método de producción u operación, así como aquéllas relativas a terminología, simbología, embalaje, marcado o etiquetado y las que se refieran a su cumplimiento o aplicación», véase: http://www.semarnat.gob.mx/ leyes-y-normas/normas-oficiales-mexicanas. (Extraído el 7 de julio de 2015).

FUENTE: https://app.vlex.com/#MX.open/vid/682698545